استاندارد آموزش شغل مسئول دفتر

اطلاعات پایه

کدهای آموزش شغلی ملی

کد کامل	2 0 0 0 1 0 0 3 4 0 2 0 1 1 4
شناسه صلاحیت	1
شناسه شغل	4
شناسه گروه	003
سطح مهارت	2

تعاریف

خلاصه استاندارد صلاحیت

مسئول دفتر

مسئول دفتر از مشاغل حوزه امور اداری بوده و شامل شایستگی های انجام هماهنگی امور دفتری بر اساس مفاهیم و اصول سازمانی،برقراری ارتباطات سازمانی، انجام مکاتبات اداری و گزارش نویسی، بکارگیری علوم و فنون مذاکره، مفاهیم حسابداری و تنخواه گردان، تایپ تند زنی می باشد و با شغل کارمند اموراداری در ارتباط است.

حداقل تحصیلات	پايا دوره متوسطه اول ( پايا دوره راهنمايي)
توانایی‌های جسمی و ذهنی	داشتن سلامت كامل جسماني و رواني
مهارت‌های پیش‌نیاز	كاربر ICDL با كد940504144544445
ساعات آموزش کل	444 ساعت
ساعات نظری	79 ساعت
ساعات عملی	365 ساعت
درصد کتبی	10%
درصد عملی	51%
درصد اخلاق حرفه‌ای	39%

صلاحیت‌های مربی:

دارا بودن حداقل مدرک تحصیلی لیسانس مدیریت یا امور اداری با تجربه کاری مفید

استانداردهای مرتبط

• كارمند امور اداري

موقعیت شغلی و دشواری

دسته‌بندی شغل
نیاز به استعلام وزارت	بله

اعضای کمیسیون

• امور اداری

وظایف

1 - انجام هماهنگی امور دفتری بر اساس مفاهیم و اصول سازمانی

ساعات کل	40 ساعت
ساعات نظری	12 ساعت
ساعات عملی	28 ساعت

دانش:

• -سازمان و انواع آن(رسمی-غیر رسمی-دولتی-غیر دولتی)
• -ساختار سازمان
• -پستهای سازمانی حوزه کاری
• -نمودار سازمانی و سلسله مراتبب اداری (کشبوری -لشبکری - تامین اجتماعی)
• -صف و ستاد
• -جایگاه سازمانی مسئول دفتر
• -وظایف مسئول دفتر و سایر اعضای آن
• -اصول برنامه ریزی و اولویت های مسئول دفتر
• -مدیریت زمان و مزایای آن
• -انواع برنامه ها در حیطه وظیفه مسئول دفتر
• -آراستگی محیط کار
• -تجهیزات و ملزومات اداری
• -روشهای هماهنگی امور
• -مفاهیم جلسه-کنفرانس-سمینار-میزگرد- مناظره-سمپوزیوم
• -جلسات اداری و انواع آن(تصمیم گیری-اطلاعی و مشورتی)
• -کار گروهی

مهارت‌ها:

• -مقایسه سازمان های رسمی و غیر رسمی(دولتی و غیر دولتی)
• -مقایسه واحبدها و سلسبله مراتبب سبازمانی (صبف و سبت اد) سازمان ها
• -تنظیم و لغو قرار ملاقات
• -انجام کار بصورت گروهی
• -اولویت بندی کارها
• -تنظیم جلسات اداری
• -جمع آوری صورتجلسات اداری و پیگیری مصوبات جلسه
• -مرتب کردن و آراستن محیط کار
• -فراهم کردن ملزومات اداری

نگرش:

• -تکریم ارباب رجوع
• - اهمیت رعایت سلسله مراتب سازمانی در انجام وظایف محوله
• - اهمیت اطلاع از وظایف بخش های مختلف سازمان

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت بهداشت در محیط کار
• -رعایت ارگونومی

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -مدیریت و ارتقاء بهره وری انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• دیتا پروژکتور
• پرده اسلاید
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• آبسردکن
• دستگاه کپی
• دستگاه پرینتر
• دستگاه دورنگار
• دستگاه اسکنر
• تلفن
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• ماشین حساب
• پانچ
• فایل
• زونکن
• پوشه
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• تهویه مطبوع

2 - برقراري ارتباطات سازماني

ساعات کل	32 ساعت
ساعات نظری	10 ساعت
ساعات عملی	22 ساعت

دانش:

• -ارتباط و فرایند آن
• -انواع ارتباط
• -ابزار و تجهیزات ارتباطی
• -نحوه استفاده از ماشینهای اداری
• -نحوه برقراری ارتباط با مراجعان
• -ارکان ارتباط

مهارت‌ها:

• -برقراری ارتباط به طرق مختلف(افقی-عمودی-مورب)
• -بکارگیری تجهیزات در برقراری ارتباط
• -ارتباط کلامی صحی
• -بکارگیری ماشینهای اداری و مخابراتی و الکترونیکی

نگرش:

• -دقت در استفاده بهینه از کاغذ
• -تکریم ارباب رجوع

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت ارگونومی
• -نظافت سیستم ها و محیط مربوط به خود

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -صرفه جویی در انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• دیتا پروژکتور
• پرده اسلاید
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• آبسردکن
• دستگاه کپی
• دستگاه پرینتر
• دستگاه دورنگار
• دستگاه اسکنر
• تلفن
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• ماشین حساب
• پانچ
• فایل
• زونکن
• پوشه
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• تهویه مطبوع

3 - انجام مكاتبات اداري و گزارش نويسي

ساعات کل	42 ساعت
ساعات نظری	30 ساعت
ساعات عملی	12 ساعت

دانش:

• -تاریخچه زبان-خط و مفاهیم
• -متن و انواع آن
• -علائم نشانه گذاری
• -جایگاه و نقش نگارنده و مخاطب متون
• -شیوه نگارش نامه ها
• -اجزا، قواعد و اصول نگارش نامه های اداری
• -انواع کاغذهای مورد استفاده در سیستم اداری
• -نحوه توزیع و پیگیری نامه های اداری
• -دعوتنامه
• -انواع نامه هاو اجزای آن
• -فرم های اداری-تجاری
• -اجزای فرم های اداری و انواع گزارش
• -انواع درخواست های اداری
• -نحوه تهیه گزارش و مراحل آن

مهارت‌ها:

• -نگارش متون اداری
• -رعایت اصول و قواعد ویرایش نامه ها و صفحه بندی
• -تفکیک و توزیع و پیگیری نامه ها
• -تکمیل انواع فرم های اداری
• -تهیه و تنظیم دعوتنامه
• -تنظیم صورتجلسات
• -تهیه گزارش و گزارشگیری سیستمی
• -خلاصه نویسی گزارش

نگرش:

• -تکریم ارباب رجوع
• -دقت در استفاده بهینه از کاغذ

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت ارگونومی
• -نظافت سیستم ها و محیط مربوط به خود

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -صرفه جویی در انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• دیتا پروژکتور
• پرده اسلاید
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• آبسردکن
• دستگاه کپی
• دستگاه پرینتر
• دستگاه دورنگار
• دستگاه اسکنر
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• پانچ
• فایل
• زونکن
• پوشه
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• تهویه مطبوع

4 - بكارگیري علوم و فنو مذاكره

ساعات کل	37 ساعت
ساعات نظری	15 ساعت
ساعات عملی	22 ساعت

دانش:

• -تاریخچه مذاکره
• -مفهوم مذاکره و انواع آن
• -اهمیت مذاکره
• -فرایند مذاکره
• -اصول تعهد و توافق در مذاکره
• -چگونگی برقراری ارتبباط ببا طبرف مقاببل -زببان ببدن – الگوهای رفتاری مذاکره
• -قانون طلایی مذاکره
• -چالشهای متداول در مذاکره
• -مدیریت زمان و استرس

مهارت‌ها:

• -بکارگیری فنون و رعایت فرایند ارتباطات در مذاکره
• -رعایت اصول اخلاقی در مذاکره
• -برقراری ارتباط با طرف مقابل
• -بکارگیری استراتژی ها و تاکتیک ها در مذاکره
• -نفوذ و تأثیرگذاری در مذاکره و اسبتفاده از مهارتهبای زببان بدن
• -تنظیم جلسات مذاکره

نگرش:

• -تکریم ارباب رجوع
• -توجه به مدیریت زمان در جلسات

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت ارگونومی

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -صرفه جویی در انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• دیتا پروژکتور
• پرده اسلاید
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• آبسردکن
• دستگاه کپی
• دستگاه پرینتر
• دستگاه دورنگار
• دستگاه اسکنر
• تلفن
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• ماشین حساب
• پانچ
• فایل
• زونکن
• پوشه
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• تهویه مطبوع

5 - بكارگیري مفاهیم حسابداري و تنخواه گردا

ساعات کل	30 ساعت
ساعات نظری	20 ساعت
ساعات عملی	10 ساعت

دانش:

• -تنخواه گردان و انواع آن
• -حسابداری و انواع آن
• -انواع موسسات
• -ابزار کار حسابداری
• -اسناد و مدارک مثبته نسبت به صدور سند حسابداری
• -مستندات مربوط به ماهیت حسابها در تنخواه
• -دفاتر رسمی و انواع صورتهای مالی در موسسات خدماتی
• -عوامل موثر در تنخواه گردان(صندوق-بودجه-هزینه و بستن تنخواه)

مهارت‌ها:

• -بکارگیری اسناد و مدارک مثبته
• -تفکیک حسابها
• -ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری
• -ثبت رویدادها در دفاتر رسمی(روزنامه و کل)
• -تهیه و تنظیم صورتهای مالی
• -برآورد بودجه مورد نیاز مبدیر -اخبذ تنخبواه و هزینبه کبرد و تسویه حساب آن با واحد مالی
• - بستن حساب تنخواه گردان

نگرش:

• -توجه به اهمیت مفاهیم حسابداری
• -رعایت اخلاق حرفه ای

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت ارگونومی

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -صرفه جویی در انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• دیتا پروژکتور
• پرده اسلاید
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• دستگاه کپی
• دستگاه پرینتر
• دستگاه اسکنر
• تلفن
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• ماشین حساب
• پانچ
• فایل
• زونکن
• پوشه
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• تهویه مطبوع
• آبسردکن

6 - تايپ تند زني

ساعات کل	43 ساعت
ساعات نظری	10 ساعت
ساعات عملی	33 ساعت

دانش:

• -اهمیت و اصول تایپ ده انگشتی
• -طریقه صحی قرار گرفتن در پشت میز رایانه
• -قواعد تایپ ده انگشتی در صفحه کلید

مهارت‌ها:

• -قرار دادن صحی انگشتان بر روی صفحه کلید
• -تایپ بدون نگاه کردن به صفحه کلید
• -تایپ ده انگشتی یک نمونه نامه اداری

نگرش:

• -دقت در استفاده بهینه از کاغذ
• -تکریم ارباب رجوع

ایمنی و بهداشت:

• -رعایت ارگونومی
• -نظافت سیستم ها و محیط مربوط به خود

ملاحظات زیست‌محیطی:

• -مدیریت پسماند
• -صرفه جویی در انرژی

تجهیزات، ابزار و مواد مصرفی:

• رایانه
• میز و صندلی مربی
• میزو صندلی کارآموز
• تخته وایت برد
• تهویه مطبوع
• دستگاه پرینتر
• کاغذ
• ماژیک
• تخته پاک کن
• کپسول آتش نشانی
• جعبه کمکهای اولیه
• آبسردکن

استاندارد تجهیزات

نکته: تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز برای انجام این استاندارد شغلی در جدول زیر ارائه شده است.

نام	مشخصات فنی	تعداد
رایانه	با متعلقاتCORI7	1 دستگاه
دیتا پروژکتور	DP:2000Lumens	1دستگاه
پرده اسلاید	Sc:11*2.4	1دستگاه
میز و صندلی مربی	استاندارد	1عدد
میزو صندلی کارآموز	استاندارد	12عدد
مودمADSL	مخابراتی	1عدد
تخته وایت برد	استاندارد	1عدد
کپسول آتش نشانی	استاندارد سازمان آتش نشانی	1عدد
جعبه کمکهای اولیه	با کلیه ملزومات	1عدد
تهویه مطبوع	استاندارد	1عدد
آبسردکن	استاندارد	1عدد
دستگاه کپی	استاندارد	1عدد
دستگاه پرینتر	استاندارد	1عدد
دستگاه دورنگار	استاندارد	1عدد
دستگاه اسکنر	استاندارد	1عدد
تلفن	سانترال و بیسیم	1عدد

استاندارد ابزار

نکته: ابزارهای مورد نیاز برای انجام این استاندارد شغلی در جدول زیر ارائه شده است.

نام	مشخصات فنی	تعداد
ماشین حساب	معمولی	12 عدد
قیچی	معمولی	12 عدد
خط کش	معمولی	12 عدد
پایه چسب	معمولی	12 عدد
پانچ	معمولی	12 عدد
ماشین دوخت	معمولی	12 عدد
سوزن کش	معمولی	12 عدد
فایل	معمولی	12 عدد
زونکن	معمولی	12 عدد
کازیه	معمولی	1 عدد
پوشه	معمولی	12 عدد
برگه دان	معمولی	12 عدد
جای قلم	معمولی	12 عدد
سطل زباله	معمولی	1 عدد

دوره‌های مرتبط

گالری

تصویری برای گالری ثبت نشده است.